Aspects relatifs à la surveillance du système de contrôle qualité interne du cabinet : quand, quoi et par qui ?

Publié le 26 avril 2018

la norme ISQC1 > surveillance

Réponse:

Le cabinet doit définir un processus de surveillance destiné à lui fournir l'assurance raisonnable que les politiques et les procédures relatives au système de contrôle qualité sont pertinentes, adéquates, et fonctionnent efficacement (ISQC 1 par. 48). 

La norme ISQC1 par 48 a) précise que la mission de surveillance consiste en un suivi et une évaluation en permanence du système de contrôle qualité interne du cabinet, qui comprend notamment l’inspection, sur une base périodique, d’au moins une mission achevée pour chaque associé responsable de missions.

Quand ?

La norme ISQC 1 mentionne un suivi et une évaluation tenant compte d’une notion de permanence ainsi que d’une notion de périodicité. 

L’obligation de permanence, c’est-à-dire au cours de l’année, est corroborée par ce qui est rappelé ci-dessous en ce qui concerne la communication annuelle des résultats du processus de surveillance.

Par ailleurs, il revient au cabinet de révision de fixer lui-même la périodicité des inspections en fonction de l’analyse de risques effectuée par le cabinet. La norme ISQC 1 (par. A68) fournit à titre d’exemple que l’inspection cyclique du système de contrôle qualité interne peut spécifier une période qui s’étale sur trois années. Le cabinet pourrait donc retenir et mentionner dans son manuel de contrôle qualité une périodicité de 3 ans et effectuer la surveillance de certains aspects de son système de contrôle qualité sur la base de cette périodicité.

Le cabinet est en outre tenu de communiquer au moins une fois par an les résultats du processus de surveillance aux associés responsables de missions et aux autres personnes concernées au sein du cabinet (norme ISQC 1, par. 53).  Cette dernière disposition relative à la communication annuelle des résultats du processus de surveillance du contrôle qualité du cabinet aux associés responsables de missions au sein du cabinet n’est bien entendu pas applicable au Sole practitioner en l'absence de collaborateurs (ISQC 1, par. A1).

Quoi ?

Il ne fait aucun doute qu’au moins une mission achevée pour chaque associé responsable de missions doit être inspectée durant la période arrêtée (ISQC 1 par. 48). Tout cabinet reste bien entendu libre d’effectuer l’examen de plusieurs dossiers d’un même associé et éventuellement sur une période plus courte.

Complémentairement à l’inspection d’au moins une mission achevée, la norme ISQC1 prévoit un suivi et une évaluation en permanence du système de contrôle qualité. Dans ce contexte, c’est l’ensemble des politiques et des procédures qui doit être surveillé. Le cabinet pourrait établir une liste des éléments à surveiller chaque année.

Par qui ?

Les par. 48 (b) et (c) précisent que la responsabilité du processus de surveillance doit être confiée à un associé ou à des associés ou d'autres personnes ayant une expérience suffisante et appropriée, et l'autorité au sein du cabinet pour assumer cette responsabilité et impose que les personnes qui effectuent la mission ou la revue de contrôle qualité de la mission ne participent pas à l'inspection portant sur cette mission. 

Dans le cas de petits cabinets, les procédures de surveillance peuvent nécessiter d'être  menées par des personnes qui sont responsables de la conception et de la mise en place des  politiques et des procédures de contrôle qualité du cabinet, ou qui peuvent être impliquées dans la réalisation de la revue de contrôle qualité de la mission. Un cabinet ayant un nombre restreint de personnes peut choisir d'utiliser les services d'une personne extérieure qualifiée qui convient ou d'un autre cabinet pour mener les inspections de missions et autres procédures de surveillance. De façon alternative, le cabinet peut conclure des accords pour partager les ressources avec d'autres organismes appropriés afin de faciliter les activités de surveillance.

Cas particulier du Sole practitioner

Les dispositions ci-dessus relatives aux notions de permanence et de périodicité s’appliquent également au Sole practitioner

En ce qui concerne la permanence, le Sole practitioner pourra par exemple, organiser et documenter la surveillance de différents aspects importants tels que :

o L’existence d’un document d’acceptation ou de continuation de la mission
o L’existence d’une lettre de mission pour chaque mission révisorale
o Le respect des dispositions relatives aux formations permanentes requises pour le Sole practitioner et ses collaborateurs
o L’exhaustivité des archivages des dossiers selon la procédure décidée
o Etc.

Ces aspects peuvent bien entendu être planifiés sur la période arrêtée par le Sole practitioner et il est recommandé que le calendrier de ces contrôles soit formalisé.

Comme mentionné ci-avant, en l'absence de collaborateurs, les diligences concernant la communication annuelle des résultats du processus de surveillance du contrôle qualité du cabinet aux associés responsables de missions au sein du cabinet ne sont pas applicables (Par. A1). Par contre, en présence de collaborateurs, les résultats du processus de surveillance seront bien entendu communiqués.

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